Caso

Una clínica dental privada introdujo un agente de inteligencia artificial de voz para gestionar la programación de citas y enviar recordatorios automáticos.

Introducción

BrightSmiles Dental se vio desbordada por las consultas de los pacientes, especialmente sobre los horarios disponibles y los detalles de los tratamientos. Hasta el 25% de las llamadas no recibieron respuesta durante las horas pico, lo que provocó la frustración de los pacientes y la pérdida de reservas. Además, alrededor del 20% de los pacientes no acudieron a sus citas programadas (no se presentaron), lo que afectó los ingresos y el flujo de trabajo de la clínica. Su objetivo era minimizar las llamadas sin respuesta, reducir las inasistencias y mejorar la satisfacción general de los pacientes, todo ello optimizando los costos de personal.

Antes de la aplicación

  • El 25% de las llamadas entrantes se perdieron en períodos de mucha actividad.

  • 20% de tasa de inasistencia debido a que los pacientes olvidan o descuidan sus citas dentales.

Después de la aplicación

  • Las llamadas perdidas se redujeron al 1% gracias a la disponibilidad 24 horas al día, 7 días a la semana del Agente de Inteligencia Artificial de Voz.

  • Las inasistencias se redujeron al 5% debido a que los pacientes recibieron recordatorios de voz oportunos (incluidas instrucciones específicas previas al tratamiento).

  • Los costos del personal de recepción disminuyeron entre un 25 y un 30%, ya que se necesitó menos personal para las llamadas de programación de rutina.

Cómo funciona

  • El agente de inteligencia artificial de voz saluda a quienes llaman, verifica la disponibilidad de citas y confirma o reprograma las citas según las necesidades del paciente.

  • Los pacientes reciben recordatorios automáticos 24 horas antes de su visita, incluidas las pautas importantes previas a la cita (por ejemplo, instrucciones de ayuno para ciertos procedimientos).

  • Si un paciente necesita cancelar o cambiar su cita, el agente de IA libera inmediatamente el espacio y ofrece horarios alternativos, actualizando el cronograma de la clínica en tiempo real.

Conclusión

Al automatizar la gestión de citas y enviar recordatorios específicos, “BrightSmiles Dental” mejoró la satisfacción de los pacientes y redujo las cargas operativas del personal de recepción. La clínica informa un importante retorno de la inversión y planea ampliar la funcionalidad del agente de inteligencia artificial de voz para incluir la recopilación de comentarios posteriores a la visita y recordatorios de seguimiento para tratamientos preventivos.

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