Distribuidor HVAC

Caso

Un concesionario local de calefacción, ventilación y aire acondicionado implementó un agente de Voice AI para gestionar las consultas de ventas, las reservas de citas de servicio y el seguimiento de los clientes.

Introducción

«ComfortAir Solutions», un distribuidor regional de sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado y proveedor de servicios, tenía dificultades para atender las llamadas de los clientes sobre nuevos sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado, programas de mantenimiento y reparaciones urgentes, especialmente durante las estaciones de clima extremo. Se perdía hasta un 25% de las llamadas cuando el personal estaba ocupado con el trabajo in situ, lo que provocaba pérdidas de ventas y clientes frustrados. El objetivo de la empresa era aumentar la disponibilidad del servicio de atención al cliente, agilizar la programación y mejorar la capacidad de respuesta general.

Antes de la aplicación

  • El 25% de las llamadas entrantes quedaron sin respuesta en las temporadas altas de calefacción o refrigeración.

  • El personal dedicaba el 35% de su jornada a preguntas repetitivas sobre programación, lo que dejaba menos tiempo para reparaciones in situ y consultas de ventas.

  • La satisfacción del cliente disminuía cuando el tiempo de espera superaba los 2 minutos.

Después de la aplicación

  • Las llamadas perdidas se redujeron al 1%, gracias al agente Voice AI, disponible las 24 horas del día.

  • Las reservas para el mantenimiento rutinario y las consultas sobre nuevos sistemas se aceleraron, y la mayoría de las llamadas se gestionaron en menos de 1 minuto.

  • Se registró un aumento del 35% en las ventas cerradas, ya que los clientes potenciales recibieron respuestas inmediatas y programación de seguimiento.

Cómo funciona

  • El agente Voice AI saluda a los clientes, determina si necesitan programar reparaciones, informarse sobre nuevas instalaciones de calefacción, ventilación y aire acondicionado o solicitar un servicio de emergencia.

  • Comprueba en tiempo real la disponibilidad de los técnicos o los horarios de los representantes de ventas y, a continuación, reserva citas o eleva los casos urgentes.

  • Para solucionar problemas básicos (por ejemplo, reiniciar un termostato), el agente de IA puede ofrecer instrucciones paso a paso antes de enviar a un técnico.

Conclusión

Gracias a la integración de un agente de IA por voz, «ComfortAir Solutions» mejoró la interacción con los clientes, aumentó la eficiencia en la reserva de citas y liberó a los técnicos para que pudieran concentrarse en tareas de mayor nivel. Esto no solo mejoró las operaciones diarias, sino que también aumentó los ingresos procedentes de nuevas instalaciones de sistemas, lo que reafirmó la reputación de la empresa de ofrecer un servicio rápido y fiable.
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