Empresa de contabilidad

Caso

Una empresa de contabilidad integró un agente de Voice AI para agilizar las consultas de los clientes, programar consultas y recopilar los datos financieros iniciales.

Introducción

«Numbers & Co», un despacho de contabilidad de tamaño medio, atendía un volumen creciente de llamadas telefónicas de clientes nuevos y existentes. Estas llamadas solían girar en torno a plazos de presentación de impuestos, preguntas sobre facturación y cuestiones básicas de cumplimiento. Hasta un 30% de las llamadas quedaban sin contestar durante la temporada alta de impuestos, lo que provocaba la frustración de los clientes y la pérdida de clientes potenciales. El objetivo de la empresa era reducir las llamadas perdidas, mejorar la eficacia y mantener un alto nivel de satisfacción de los clientes.

Antes de la aplicación

  • El 30% de las llamadas entrantes quedaron sin respuesta durante la temporada de impuestos.

  • El personal dedicaba el 40% de su jornada laboral a atender consultas repetitivas sobre plazos, documentos requeridos y tasas.

  • Los clientes se quejaban a menudo de que se les dejaba en espera demasiado tiempo.

Después de la aplicación

  • Las llamadas perdidas se redujeron al 1%, gracias a la gestión automatizada de llamadas 24 horas al día, 7 días a la semana.

  • Las preguntas rutinarias (por ejemplo, plazos fiscales, aclaraciones sobre facturas) se resolvieron en 1 minuto, liberando a los contables para tareas complejas.

  • Las puntuaciones de satisfacción de los clientes aumentaron un 31%, como indican las encuestas y los comentarios posteriores a las llamadas.

Cómo funciona

  • El agente de voz de IA saluda a quienes llaman, identifica la naturaleza de su consulta (por ejemplo, declaración de impuestos, contabilidad, consultas sobre facturas) y ofrece la información pertinente.

  • Para los nuevos clientes, puede recopilar datos básicos -como el nombre, el tipo de negocio y los registros financieros- antes de programar una consulta con un contable humano.

  • Los clientes complejos o de alto valor se derivan sin problemas a los asociados senior para conversaciones personalizadas.

Conclusión

Al adoptar un agente de Voice AI, «Numbers & Co.» redujo significativamente las tasas de abandono de llamadas, mejoró la productividad del personal y aumentó la satisfacción de los clientes. Con menos llamadas rutinarias que atender, los contables pueden centrarse en estrategias financieras detalladas y en asesorar a los clientes. La empresa espera seguir creciendo gracias a una comunicación eficaz y moderna con sus clientes.
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